Бронювання й онлайн-запис

Бронювання — запис клієнтів на послуги: стрижку, консультацію, масаж, столик, корт чи кімнату. Ви додаєте послуги, тих, хто їх надає, і робочі години, а клієнти самі обирають на сайті вільний час. Двох записів на той самий час до одного виконавця бути не може: система не дасть, навіть якщо двоє клієнтів натиснуть «Записатися» одночасно.

У меню магазину розділ має шість сторінок: Календар, Усі записи, Послуги, Виконавці й місця, Вихідні й винятки, Правила запису. Записи, послуги, виконавців і вихідні бачать і змінюють власник, адміністратори й менеджери; правила запису — власник і адміністратори.

З чого почати

Послуги — додайте те, на що записуються.
Виконавці й місця — додайте майстрів, консультантів чи місця, відмітьте послуги, які кожен надає, і його робочі години.
Правила запису — перевірте, наскільки наперед і як швидко можна записатися.
Дайте клієнтам посилання на сторінку /booking вашого сайту (наприклад, у меню чи на кнопці головної сторінки).

Поки немає жодної послуги, яку хтось надає, сторінка запису не показує вільний час.

Послуги

Для кожної послуги:

Назва (до 120 символів) і Опис (до 1000) — так її побачать клієнти.
Тривалість, хв — від 5 до 720 хвилин.
Ціна — необов'язково. Якщо поле порожнє, ціну на сайті не показуємо.
Пауза після, хв — від 0 до 240 хвилин. Це час прибрати чи підготуватися: на нього нікого не запишуть. Пауза може виходити за кінець робочого дня, сама послуга — ні.
Можна записатися на сайті — зніміть позначку, щоб тимчасово сховати послугу з сайту. Команда й далі може записувати на неї вручну.

Стрілки ↑ і ↓ змінюють порядок, у якому послуги стоять на сайті. Видалити послугу можна, лише коли на неї немає записів попереду: інакше вимкніть її. Записи, що вже були, лишаються в історії з назвою послуги.

Виконавці й місця

Хто це — Людина (майстер, лікар, консультант) чи Місце (столик, кімната, корт). Від цього залежать слова на сайті: «Оберіть спеціаліста» чи «Оберіть місце».

Назва чи ім'я — так його побачать клієнти: «Марія», «Столик біля вікна», «Зал 2».
Послуги — які послуги він надає. Без жодної позначки на сайті до нього не запишуться.
Робочі години — для кожного дня тижня позначте, чи він працює, і до трьох проміжків часу. Кілька проміжків потрібні, наприклад, для обідньої перерви: 09:00–13:00 і 14:00–18:00. Проміжки одного дня можуть торкатися, але не перетинатися. «00:00» як кінець означає опівніч: 00:00–00:00 — увесь день.
Будні — як у понеділок — позначте, щоб вівторок–п'ятниця взяли години понеділка.
Опис — необов'язково: досвід, спеціалізація.
Приймає записи — зніміть позначку на час відпустки чи звільнення; записи, що вже є, лишаються.

Видалити виконавця можна лише без записів попереду.

Вихідні й винятки

Тут закривають запис на свята, відпустки чи лікарняні:

Кого стосується — один виконавець чи Увесь заклад.
З і По — дати включно.
Лише частину дня — наприклад, щодня з 10:00 до 14:00 у вибрані дати. Без цієї позначки закрито весь день.
Нотатка — для команди: «Відпустка», «Ремонт».

Записи, що вже є на ці дні, лишаються: перенесіть чи скасуйте їх самі. Список Попереду показує вихідні, що ще не минули; Прибрати — відкрити запис на ці дні знову.

Правила запису

Записатися можна наперед на — скільки днів уперед відкрито запис, включно з сьогодні (від тижня до року).
Записатися онлайн — щонайменше за — ближчий час клієнтам не пропонуємо (наприклад, за 2 години). Без обмежень — можна записатися навіть на найближчий час.
Час для запису — кожні 15, 30 чи 60 хвилин, від початку кожного робочого проміжку.
Підтвердження: Одразу — запис підтверджується сам, клієнт отримує лист «Запис підтверджено»; Вручну — запис чекає, доки команда його підтвердить, а клієнт отримує лист, що запит прийнято.
Клієнт може сам перенести чи скасувати запис — за посиланням із листа, не пізніше ніж за вибрану кількість годин до початку (або до самого початку).
Нагадувати клієнтові листом за добу — лише про підтверджені записи й лише тим, хто залишив email. Хто записався чи кого підтвердили менше ніж за добу до початку, нагадування не отримує: лист щойно прийшов.

Правила стосуються нових записів; ті, що вже є, лишаються як були. Усі часи — у часовому поясі магазину.

Запис на сайті

На сторінці /booking клієнт:

обирає послугу;
обирає, до кого записатися, або Будь-хто вільний — тоді запис ляже на того, у кого того дня найменше записів (якщо послугу надає лише один виконавець, цей крок пропускається);
обирає день тижня й вільний час — тиждень за тижнем, у межах ваших правил;
залишає ім'я, телефон, за бажанням email і коментар — і натискає Записатися.

Після цього клієнт бачить Ви записані! (або Запит на запис надіслано, якщо підтверджуєте вручну) з номером запису, кнопку Додати в календар і Перенести чи скасувати. Час, на який записалися, одразу зникає з вільних.

Сторінка працює й без JavaScript; від ботів її захищає те саме, що й інші форми магазину, а з однієї адреси можна записатися не частіше ніж 10 разів на хвилину.

Якщо на сайті є власна сторінка /booking, вона показується замість першого кроку. Блок Онлайн-запис (booking.BookingWidget) можна поставити й на інші сторінки — він показує заголовок, опис і послуги, кожна з яких веде до вибору часу. Такі сторінки сайт тримає в кеші до 15 хвилин, тож щойно додана чи вимкнена послуга з'являється в блоці не одразу; сама сторінка /booking і вільний час завжди свіжі.

Листи клієнту

Коли клієнт залишив email, він отримує листи мовою, якою записувався (запис командою — основною мовою магазину):

запит прийнято (підтвердження вручну) або запис підтверджено (одразу);
запис підтверджено — коли команда підтвердила запит;
запис перенесено — з новим часом;
запис скасовано — з причиною, якщо її вказала команда;
нагадування за добу.

У кожному листі, крім скасування, є посилання Перенести чи скасувати: воно відкриває сторінку запису на сайті, де клієнт бачить статус, деталі й до коли може змінити запис. Кожен лист надсилається один раз, навіть якщо сервер пошти тимчасово недоступний — тоді лист просто прийде трохи пізніше.

Листи й повідомлення в Telegram команді про нові записи та про скасування чи перенесення клієнтом надсилає розділ сповіщень магазину.

Календар

Календар показує день або тиждень (перемикач День / Тиждень, стрілки й Сьогодні):

День — окремо для кожного виконавця: його робочі години того дня (або Не працює) і записи.
Тиждень — записи кожного дня з іменами виконавців.

Скасовані записи в календарі не показуються. Натисніть запис, щоб відкрити його картку. Новий запис — записати клієнта самим.

Усі записи

Список усіх записів: №, Коли, Клієнт з телефоном, Послуга, Хто приймає, Статус.

Чипи статусів — Усі, Чекає підтвердження, Підтверджено, Скасовано, Відбувся, Не прийшов — з кількістю записів за поточними фільтрами.
Пошук — за ім'ям, email, телефоном (досить трьох цифр поспіль) або номером запису.
Від і До — дати; Хто приймає — один виконавець.

З датою «Від» спершу найближчі записи, без неї — найновіші. По 50 записів на сторінці.

Новий запис командою

Для запису по телефону: оберіть послугу, виконавця (або Будь-хто вільний) і день, натисніть Показати — і виберіть вільний час. Правила «щонайменше за» й «наперед на» для команди не діють, лише минулий час недоступний.

Інший час — щоб записати поза робочими годинами чи у вихідний: позначте його й укажіть Початок. Запис ляже на будь-який час, коли виконавець вільний.

Запис командою підтверджується одразу. Надіслати клієнтові лист-підтвердження — зніміть позначку, якщо лист не потрібен.

Картка запису

У картці — коли, послуга, тривалість (і пауза після), вартість, хто приймає (і чи клієнт обрав «будь-хто»), клієнт, телефон, email, коментар клієнта, як записався й коли запис підтвердили чи скасували.

Дії залежать від статусу:

Підтвердити — запис, що чекає підтвердження. Клієнт отримає лист.
Відбувся і Не прийшов — можна позначити, коли запис уже почався. Помилкову позначку можна виправити: Повернути в підтверджені.
Скасувати запис — з необов'язковою причиною, яку клієнт прочитає в листі. Повідомити клієнта листом — зніміть позначку, якщо повідомите інакше. Скасований запис змінити вже не можна.

Новий час — перенести запис: виберіть день і виконавця, натисніть Показати й виберіть вільний час (або Інший час), тоді Перенести. Тривалість лишається тією, з якою записалися. Якщо цей час тим часом зайняли, картка про це скаже.

Контакти й нотатка — виправити ім'я, телефон чи email клієнта. Нотатку команди клієнт не бачить.

Особисті дані

Коли ви видаляєте особисті дані клієнта в його картці (розділ «Клієнти»), це стосується всіх його записів: зроблених із кабінету покупця, а також записів без кабінету й записів командою по телефону, де вказано той самий телефон чи email. Майбутні з них скасовуються, а в усіх лишаються лише послуга, час і статус — без імені, телефону, email, коментаря й нотатки.